SED - Sistema Eletrônico de Documentos

Finalidade

O SED é o Sistema Eletrônico de Documentos, desenvolvido para digitalizar, gerenciar e armazenar documentos de forma segura, organizada e totalmente integrada ao ambiente municipal. Ele elimina o uso de papel, facilita a tramitação entre setores, garante controle de acesso e reduz custos administrativos.

Como o SED funciona?

O SED permite que qualquer setor da administração pública possa digitalizar documentos físicos, anexar arquivos já existentes e armazená-los com rastreabilidade completa. Cada documento recebe classificação, interessado, tipo, pasta e local físico (se houver), garantindo organização total e recuperação rápida.

Principais Funcionalidades

➣ Digitalização e Indexação

Digitaliza documentos diretamente do scanner, padroniza nomes de arquivos, organiza em pastas e vincula classificações, garantindo controle e fácil busca posterior.

➣ Consulta Rápida e Avançada

Permite localizar documentos por exercício, data, interessado, tipo de documento, classificação, palavra-chave ou número do documento. A busca é rápida e funciona tanto no SED Desktop quanto no SED Web.

➣ Controle de Acesso e Documentos Sigilosos

É possível marcar documentos como não publicáveis, permitindo visualização apenas por usuários autorizados. Assim, o SED garante segurança e sigilo quando necessário.

➣ Cadastro de Estruturas de Arquivo Físico

Organiza locais de armazenamento físico, como arquivos mortos, armários, caixas e pastas, facilitando localizar o documento físico quando necessário.

➣ Controle de Usuários e Permissões

Possui cadastro de logins, senhas, níveis de acesso e permissões específicas, garantindo segurança e rastreabilidade no uso do sistema.

➣ Relatórios Completos

Gera relatórios de documentos digitalizados por usuário, período, tipo, classificação ou exercício, além de relatórios quantitativos de produtividade e movimentação.

➣ Backup e Segurança

Realiza cópias de segurança automáticas ou manuais, garantindo preservação das informações em casos de falhas, ataques ou perda de dados.

SED Desktop x SED Web

A versão desktop é utilizada principalmente para digitalização e cadastro dos documentos.
A versão web é voltada para consultas rápidas, permitindo que usuários autorizados acessem documentos de qualquer lugar.

Benefícios para a Administração Pública

• Redução do uso de papel;

• Agilidade na busca de documentos;

• Melhora na organização administrativa;

• Segurança e controle de acesso;

• Eliminação de arquivos físicos desnecessários;

• Histórico completo das digitalizações;

• Conformidade com normas de gestão documental.

Um Sistema Completo de Gestão Documental

Com o SED, a Prefeitura moderniza sua gestão documental, organiza seu acervo, cumpre requisitos legais e melhora a eficiência no atendimento interno e externo.